Category Archives: โปรแกรมบัญชี

สัญญานอันตราย ส่อแววให้เปลี่ยนสำนักงานบัญชี

สัญญานอันตราย ส่อแววให้เปลี่ยนสำนักงานบัญชี

            บรรดาผู้ประกอบการที่กำลังดำเนินธุรกิจอยู่ ต้องทราบดีว่าการวางแผนทำบัญชีมีความสำคัญขนาดไหน เพราะงานบัญชีต้องอาศัยความระเอียดรอบคอบสูง ข้อมูลทุกอย่างผิดพลาดไม่ได้ และต้องตรงต่อเวลาด้วย สิ่งเหล่านี้ คือเหตุผลที่บริษัทส่วนใหญ่ตัดสินใจเข้าใช้บริการกับสำนักงานจัดทำบัญชี

ประโยชน์ที่บริษัทได้รับ เมื่อเข้าใช้บริการกับสำนักงานบัญชี

สำหรับผู้ประกอบธุรกิจ หรือ SME มีความเหมาะสมอย่างยิ่ง ที่ควรเข้าใช้บริการสำนักงานบัญชี เนื่องจากส่วนมากเพิ่มเปิดกิจการมาได้ไม่นาน เพื่อช่วยวางระบบต่าง ๆ ให้ ซึ่งเปรียบเสมือนมีที่ปรึกษาบัญชีส่วนตัว เนื่องจากเจ้าหน้าสามารถให้คำนำแนะนำที่ถูกต้องในการวางแผนบัญชีได้

ที่สำคัญสำนักงานบัญชี ยังมีค่าใช้จ่ายที่ถูกกว่าการจ้างพนักงานบัญชีประบริษัทอีกด้วย จึงส่งผลให้เจ้าของกิจการจำนวนมากเกิดความไว้วางใจจ้างสำนักงานจัดบัญชีภายนอก เพื่อมารับหน้าที่วางระบบบัญชีให้ ซึ่งช่วยประหยัดงบประมาณได้เป็นอย่างดี

สัญญานเตือน 8 ประการ ที่บ่งบอกว่าควรเปลี่ยนสำนักงานบัญชีโดยด่วน

อย่างไรก็ตาม แม้สำนักงานบัญชีสามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้กับบรรดาผู้ประกอบการ SME ได้ค่อนข้างมาก ทว่าในทางปฏิบัติยังคงพบกับปัญหาของการทำบัญชีที่เกิดขึ้นให้เห็นอยู่บ่อย ๆ ทำให้ในบางครั้งอาจนำมาซึ่งปัญหาที่สร้างเสียหายให้กับเจ้าของบริษัทด้วย

ตัวอย่างเช่น ถูกเจ้าหน้าที่สรรพกรตรวจสอบว่าขั้นตอนการจัดทำบัญชีไม่มีความโปร่งใสหลีกเลี่ยงภาษี รวมถึงต้องเสียค่าปรับอยู่เป็นประจำ หากเป็นเช่นนี้ เจ้าของกิจการไม่ควนนิ่งนอนใจเด็ดขาด เพราะอาจนำมาซึ่งความเสียหายที่ใหญ่โตได้ ดังเช่น 8 สัญญาณต่อไปนี้ ที่บ่องบอกว่า เจ้าของ SME ควรเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนสำนักงานจัดทำบัญชีโดยด่วน

1.บอกค่าใช้จ่ายไม่ขัดเจน: ตามปกติแล้วการว่าจ้างสำนักงานจัดทำบัญชีอยู่ที่ความยากง่าย ปริมาณเอกสาร ขอบเขตของงาน ซึ่งสำนักงานฯที่ดีนั้น ต้องทำการแจ้งค่าใช้จ่ายและเงือนไขต่าง ๆ ให้ชัดเจน ซึ่งผู้ประกอบ SME ควรสอบถามให้ละเอียด

2.ส่งเอกสารล่าช้า หรือไม่นำส่งเอกสารเลย: ทั้งประกันสังคม ภงด. หรือเอกสารอื่น ๆ ที่ต้องเข้ายื่นต่อกรมสรรพกร เนื่องจากการนำส่งเอกสารล่าช้าทำให้บริษัทเสียค่าปรับ รวมถึงอาจกระทบต่อการใช้สิทธิ์ประกันสังคมของพนักงานได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานใหม่

3.ไม่มีเอกสารที่แสดงให้เห็นถึงการยืนยันจ่ายภาษี: สำนักงานจัดทำบัญชีที่ไปเสียภาษีทุกครั้ง ต้องได้รับใบเสร็จกลับมา โดยทุกครั้งที่จ่ายผู้ประกอบการสามารถเรียกดูเอกสารได้ในทันที

4.ตรวจสอบงานไม่คืบหน้า: ตามปกติแล้วที่ของสำนักงานจัดทำบัญชีได้ถูกแบ่งไว้ชัดเจนแล้ว หากผู้ประกอบการตรวจสอบพบว่าไม่มีความคืบหน้าใดใดทั้งสิ้น ให้ดำเนินการตรวจสอบหาสาเหตุทันที

5.ขั้นตอนทำงานไม่เป็นระบบ: เช่น ติดต่อยาก รับเอกสารแล้วไม่ยืนยัน ทำเอกสารหาย ไม่มีการบอกวันเวลาหยุดประชุมบริษัทในช่วงปิดงบประจำปี หรือเรียกเก็บค่าปิดบัญชี เป็นต้น

6.ปิดบัญชีผิด หรือปิดไม่ตรง: ปัญหานี้อาจเกิดจากพนักงานตรวจที่มีประสบการณ์น้อย มีพนักงานไม่เพียงพอ หรือเกิดจากความไม่ใส่ใจของพนักงานเอง

7.แนะนำให้ผู้ประกอบการเลี่ยงภาษี: สำนักงานจัดทำบัญชีที่ดี ต้องไม่มีคำเชิญชวนผู้ประกอบการให้เลี่ยงภาษี ซึ่งถือเป็นการเอาเปรียบประเทศอย่างยิ่ง

8.สำนักงานบัญชีร่วมกับกรมสรรพากรคิดค่าบริการสูง: ถึงแม้ผู้ประกอบการได้ว่าจ้างบริษัทมาจัดทำบัญชีให้แล้ว ก็ไม่ควรชะล่าใจ หมั่นตรวจสอบเอกสารและข้อมูลเสมอ เพื่อหาความผิดปกติของค่าใช้จ่าย.

ขอขอบคุณผู้สนับสนุนบทความอย่างเป็นทางการ https://www.accountchannels.com/

เหตุใดจึงต้องให้ความสำคัญ ต่อการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี

เหตุใดจึงต้องให้ความสำคัญ ต่อการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี

            สิ่งที่สำคัญในการเลือกโปรแกรมบัญชี หรือซอฟต์แวร์เรื่องของราคาไม่ใช่ประเด็นสำคัญ เพราะซอฟต์แวร์ราคาถูกอาจไม่คุ้มกับเงินที่ลงทุนไป ซอฟต์แวร์ราคาแพงอาจคุ้มกับเงินที่ลงทุนก็ได้ ดังนั้นจึงต้องเปรียบเทียบอย่างละเอียดรอบคอบว่า การซื้อซอฟต์แวร์ราคาถูกและราคาแพงแบบไหนถึงจะมีความคุ้มกว่ากัน

ในการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี จึงต้องพิจารณาในหลายประเด็น อาทิ คุณภาพของซอฟต์แวร์ การบริการหลังการขาย ความยืดหยุ่น สามารถประหยัดกำลังคนและสนองความต้องการข้อมูลต่อผู้บริหารได้ถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ เป็นต้น ทั้งนี้ ซอฟต์แวร์ที่มีราคาแพงมากเกินไปก็รับประกันไม่ได้ว่าต้องมีคุณภาพดีเสมอไป

โปรแกรมบัญชี ต้องมีคุณภาพเรื่องของค่าใช้จ่ายเพิ่มในระยะยาว จะได้ไม่ต้องเสียเงินซื้อซ้ำ

มีหลาย ๆ บริษัทที่เลือกใช้โปรแกรมบัญชี แล้วไม่ได้ช่วยลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรใดใดทั้งสิ้น นั่นเป็นเพราะโปรแกรมที่ใช้อยู่มีความยุ่งยากในการใช้งาน ไม่ยืดหยุ่น สามารถสร้างปัญหาให้กับผู้ใช้งานได้ตลอดเวลา ดังนั้น ผู้บริหารต้องสังเกตว่าการลงทุนด้านไอทีในระยะแรกเริ่มมีค่าใช้จ่ายจะสูง แต่นานวันเข้าค่าใช้จ่ายจะลดลงเรื่อย ๆ ผิดกับการลงทุนในด้านบุคลากร ที่ในเบื้องต้นจะค่าใช้จ่ายอาจจะไม่สูง แต่พอนานวันค่าใช้จ่ายจะเพิ่มมากขึ้นเป็นเงาตามตัว

นอกจากนี้ยังมีอีกหลายบริษัทที่มีประสบการณ์เลือกซื้อโปรแกรมบัญชีรูปแบบเดิม ๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก เหตุผลเพียงเพราะว่าไม่ได้พิจารณาอย่างละเอียดก่อนจะซื้อ ทำให้ใช้งานไปแล้วมีปัญหา ต้องหาซอฟต์แวร์ใหม่ๆอยู่ตลอดเวลา เสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก

พนักงานจะได้ไม่เบื่อหน่ายกับการทำงานด้วยโปรแกรมบัญชีที่ไม่ตรงตามความต้องการ

พนักงานบัญชีจำนวนไม่น้อยที่มีความเบื่อหน่ายจากการทำงาน เหตุผลเพราะติดปัญหากับโปรแกรมบัญชีที่นำมาใช้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการได้นั่นเอง จึงทำให้พนักงานทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพ ในบางครั้งเป็นการทนใช้ไปก่อนเพื่อรอการเปลี่ยนแปลงในคราวหลัง แต่เมื่อนานวันเข้า แก้ปัญหาหนักไม่ได้จึงจำเป็นต้องลาออกไป ทำให้เสียต้นทุนในเรื่องบุคลากรอีก

ดังนั้นการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี ไม่ได้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีฝ่ายเดียว นอกจากนี้แล้วซอฟต์แวร์ระบบบัญชียังเกี่ยวข้องกับอีกหลายหน่วยอีกด้วย ถือเป็นโปรแกรมดี ๆ ที่ควรมีติดไว้

หน่วยงานต่าง ๆ ที่ล้วนเกี่ยวข้องกับโปรแกรมบัญชี

ระบบใบเสนอราคา, ใบสั่งจอง, ใบสั่งขาย, เกี่ยวข้องกับฝ่ายขาย

ระบบใบขอซื้อ(PR) ใบสั่งซื้อ(PO) เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดซื้อ

ระบบลูกหนี้(AR) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายสินเชื่อ

ระบบเจ้าหนี้(AP) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี

ระบบสินค้าคงคลัง(IC) เกี่ยวข้องกับฝ่ายคลัง, ฝ่ายบัญชี

ระบบบัญชีแยกประเภท(GL) เกี่ยงข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการเงิน

ระบบเช็ค(CQ) เกี่ยวข้องกับฝ่ายการเงิน

โปรแกรมบัญชี มีส่วนช่วยในการบริหารจัดการอย่างไรบ้าง

โปรแกรมบัญชี มีส่วนช่วยในการบริหารจัดการอย่างไรบ้าง

            สำหรับผู้บริหารรุ่นใหม่แล้ว ส่วนใหญ่มักจะใช้โปรแกรมบัญชีมาเป็นตัวช่วยในการทำงาน โดยอาศัยประโยชน์จากข้อมูลที่บันทึกลงไปในโปรแกรมบัญชี ที่ผ่านการประมวลผลไปจนถึงสรุปการรายงานมาให้เรียบร้อยแล้วเพื่อให้ง่ายต่อการวางแผนในการประกอบธุรกิจ

โปรแกรมบัญชีสำหรับผู้บริหารรุ่นใหม่

โดยทั่วไปแล้วผู้บริหารรุ่นใหม่มักจะใช้โปรแกรมบัญชีใรการช่วยทำงานหลายอย่าง โดยอาศัยประโยชน์จากข้อมูลที่ถูกบันทึกลงไปในโปรแกรม ที่ผ่านการประมวลผลและสรุปเป็นรายงานเรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ง่ายต่อการวางแผนในการดำเนินธุรกิจ ยกตัวอย่างเช่น อยากรู้ว่าภายในเดือนสิงหาคม ของทุกปี ยอดขายของบริษัทเป็นอย่างไรบ้าง ก็สามารถใช้โปรแกรมเรียกดูข้อมูลยอดขายของเดือนสิงหาคมในข่วงปีที่ผ่านมาได้ หากพบว่ายอดขายเดือนนี้ไม่ดี ก็สามารถวางแผนงานกระตุ้นการขายไว้ล่วงหน้าได้ หรือ หากต้องการลงทุนในเดือนหน้า ก็เรียกดูข้อมูลของลูกหนี้ได้ว่ามีใครบ้าง และมียอดค้างชำระอยู่เท่าไร ไปจนถึงยอดค้างชำระที่ต้องจ่ายให้กับเจ้าหนี้นั้นมีใครบ้าง ยอดชำระเท่าไร คล้ายกับการพยากรณ์หรือคาดการเหตุการณ์ล่วงหน้าที่จะเกิดขึ้น เพียงแต่ว่ามีข้อมูลที่น่าเชื่อถือได้มาช่วยรองรับการตัดสินใจ ซึ่งจะช่วยให้แผนงานต่าง ๆ มีความรัดกุมมากขึ้น

“การตัดสินใจนำโปรแกรมบัญชีมาใช้ในวันนี้ ถือเป็นการเริ่มต้นการสะสมข้อมูลอันมีค่าของธุรกิจที่ไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ ทั้งสิ้น อีกทั้งยังเป็นข้อมูลแห่งความจริงเฉพาะของกิจการเราเท่านั้นคนอื่นจะนำไปใช้ก็ไม่ได้”

โปรแกรมบัญชีช่วยหาผลกำไรที่ขาดหายไปได้

ในความเป็นจริงแล้วโปรแกรมบัญชี ไม่ได้มีไว้ใช้เพื่องานบัญชีเพียงอย่างเดียว แต่ผลพลอยได้จากการบันทึกข้อมูลลงโปรแกรม ยังช่วยให้ทราบถึงข้อมูลในการทำธุรกิจได้อย่างครบถ้วน อาทิ ประวัติการขาย รายละเอียดใบกำกับแต่ละใบ ฯลฯ ในส่วนของกิจการที่มีการจำหน่ายสินค้า โปรแกรมก็จะช่วยการติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าได้ด้วย โดยการดูปริมาณสินค้าที่ขายออกไปในแต่ละเดือน ว่ามีแนวโน้มสูงขึ้น หรือ ลดลง ก็จะช่วยในการตัดสินใจสั่งซื้อสินค้ามาสต็อกไว้ได้อย่างเหมาะสม ไม่มีสินค้าเหลือค้างสต็อกมากจนเกินไป

หรือหากต้องการระบายสินค้า ก็สามารถเรียกดูราคาต้นทุนเฉลี่ยของสินค้าแต่ละตัว เพื่อให้ง่ายต่อการกำหนดราคาขายที่เหมาะสมได้อย่างถูกต้อง

โปรแกรมบัญชี เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับประกอบธุรกิจ                    

โปรแกรมบัญชีก็เปรียเหมือนอุปกรณ์สำนักงานชิ้นหนึ่ง ที่ควรจะมีติดไว้ใชในทุกสำนักงาน เพื่อเป็นตัวช่วยแก่ผู้บริหารให้สามารถสั่งการและเรียกดูข้อมูลที่ต้องการได้ทันทีตลอดเวลา เพราะในยุคนี้เป็นยุคแห่งข้อมูล การจะตัดสินใจทำอะไรจะต้องมีข้อมูลมารองรับการทำงานนั้น ๆ อย่างเพียงพอและเหมาะสม เพื่อไม่ให้เกิดการลงทุนผิดพลาด