Tag Archives: โปรแกรมบัญชี

เหตุใดจึงต้องให้ความสำคัญ ต่อการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี

เหตุใดจึงต้องให้ความสำคัญ ต่อการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี

            สิ่งที่สำคัญในการเลือกโปรแกรมบัญชี หรือซอฟต์แวร์เรื่องของราคาไม่ใช่ประเด็นสำคัญ เพราะซอฟต์แวร์ราคาถูกอาจไม่คุ้มกับเงินที่ลงทุนไป ซอฟต์แวร์ราคาแพงอาจคุ้มกับเงินที่ลงทุนก็ได้ ดังนั้นจึงต้องเปรียบเทียบอย่างละเอียดรอบคอบว่า การซื้อซอฟต์แวร์ราคาถูกและราคาแพงแบบไหนถึงจะมีความคุ้มกว่ากัน

ในการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี จึงต้องพิจารณาในหลายประเด็น อาทิ คุณภาพของซอฟต์แวร์ การบริการหลังการขาย ความยืดหยุ่น สามารถประหยัดกำลังคนและสนองความต้องการข้อมูลต่อผู้บริหารได้ถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ เป็นต้น ทั้งนี้ ซอฟต์แวร์ที่มีราคาแพงมากเกินไปก็รับประกันไม่ได้ว่าต้องมีคุณภาพดีเสมอไป

โปรแกรมบัญชี ต้องมีคุณภาพเรื่องของค่าใช้จ่ายเพิ่มในระยะยาว จะได้ไม่ต้องเสียเงินซื้อซ้ำ

มีหลาย ๆ บริษัทที่เลือกใช้โปรแกรมบัญชี แล้วไม่ได้ช่วยลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรใดใดทั้งสิ้น นั่นเป็นเพราะโปรแกรมที่ใช้อยู่มีความยุ่งยากในการใช้งาน ไม่ยืดหยุ่น สามารถสร้างปัญหาให้กับผู้ใช้งานได้ตลอดเวลา ดังนั้น ผู้บริหารต้องสังเกตว่าการลงทุนด้านไอทีในระยะแรกเริ่มมีค่าใช้จ่ายจะสูง แต่นานวันเข้าค่าใช้จ่ายจะลดลงเรื่อย ๆ ผิดกับการลงทุนในด้านบุคลากร ที่ในเบื้องต้นจะค่าใช้จ่ายอาจจะไม่สูง แต่พอนานวันค่าใช้จ่ายจะเพิ่มมากขึ้นเป็นเงาตามตัว

นอกจากนี้ยังมีอีกหลายบริษัทที่มีประสบการณ์เลือกซื้อโปรแกรมบัญชีรูปแบบเดิม ๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก เหตุผลเพียงเพราะว่าไม่ได้พิจารณาอย่างละเอียดก่อนจะซื้อ ทำให้ใช้งานไปแล้วมีปัญหา ต้องหาซอฟต์แวร์ใหม่ๆอยู่ตลอดเวลา เสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก

พนักงานจะได้ไม่เบื่อหน่ายกับการทำงานด้วยโปรแกรมบัญชีที่ไม่ตรงตามความต้องการ

พนักงานบัญชีจำนวนไม่น้อยที่มีความเบื่อหน่ายจากการทำงาน เหตุผลเพราะติดปัญหากับโปรแกรมบัญชีที่นำมาใช้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการได้นั่นเอง จึงทำให้พนักงานทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพ ในบางครั้งเป็นการทนใช้ไปก่อนเพื่อรอการเปลี่ยนแปลงในคราวหลัง แต่เมื่อนานวันเข้า แก้ปัญหาหนักไม่ได้จึงจำเป็นต้องลาออกไป ทำให้เสียต้นทุนในเรื่องบุคลากรอีก

ดังนั้นการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี ไม่ได้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีฝ่ายเดียว นอกจากนี้แล้วซอฟต์แวร์ระบบบัญชียังเกี่ยวข้องกับอีกหลายหน่วยอีกด้วย ถือเป็นโปรแกรมดี ๆ ที่ควรมีติดไว้

หน่วยงานต่าง ๆ ที่ล้วนเกี่ยวข้องกับโปรแกรมบัญชี

ระบบใบเสนอราคา, ใบสั่งจอง, ใบสั่งขาย, เกี่ยวข้องกับฝ่ายขาย

ระบบใบขอซื้อ(PR) ใบสั่งซื้อ(PO) เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดซื้อ

ระบบลูกหนี้(AR) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายสินเชื่อ

ระบบเจ้าหนี้(AP) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี

ระบบสินค้าคงคลัง(IC) เกี่ยวข้องกับฝ่ายคลัง, ฝ่ายบัญชี

ระบบบัญชีแยกประเภท(GL) เกี่ยงข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการเงิน

ระบบเช็ค(CQ) เกี่ยวข้องกับฝ่ายการเงิน

โปรแกรมบัญชี มีส่วนช่วยในการบริหารจัดการอย่างไรบ้าง

โปรแกรมบัญชี มีส่วนช่วยในการบริหารจัดการอย่างไรบ้าง

            สำหรับผู้บริหารรุ่นใหม่แล้ว ส่วนใหญ่มักจะใช้โปรแกรมบัญชีมาเป็นตัวช่วยในการทำงาน โดยอาศัยประโยชน์จากข้อมูลที่บันทึกลงไปในโปรแกรมบัญชี ที่ผ่านการประมวลผลไปจนถึงสรุปการรายงานมาให้เรียบร้อยแล้วเพื่อให้ง่ายต่อการวางแผนในการประกอบธุรกิจ

โปรแกรมบัญชีสำหรับผู้บริหารรุ่นใหม่

โดยทั่วไปแล้วผู้บริหารรุ่นใหม่มักจะใช้โปรแกรมบัญชีใรการช่วยทำงานหลายอย่าง โดยอาศัยประโยชน์จากข้อมูลที่ถูกบันทึกลงไปในโปรแกรม ที่ผ่านการประมวลผลและสรุปเป็นรายงานเรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ง่ายต่อการวางแผนในการดำเนินธุรกิจ ยกตัวอย่างเช่น อยากรู้ว่าภายในเดือนสิงหาคม ของทุกปี ยอดขายของบริษัทเป็นอย่างไรบ้าง ก็สามารถใช้โปรแกรมเรียกดูข้อมูลยอดขายของเดือนสิงหาคมในข่วงปีที่ผ่านมาได้ หากพบว่ายอดขายเดือนนี้ไม่ดี ก็สามารถวางแผนงานกระตุ้นการขายไว้ล่วงหน้าได้ หรือ หากต้องการลงทุนในเดือนหน้า ก็เรียกดูข้อมูลของลูกหนี้ได้ว่ามีใครบ้าง และมียอดค้างชำระอยู่เท่าไร ไปจนถึงยอดค้างชำระที่ต้องจ่ายให้กับเจ้าหนี้นั้นมีใครบ้าง ยอดชำระเท่าไร คล้ายกับการพยากรณ์หรือคาดการเหตุการณ์ล่วงหน้าที่จะเกิดขึ้น เพียงแต่ว่ามีข้อมูลที่น่าเชื่อถือได้มาช่วยรองรับการตัดสินใจ ซึ่งจะช่วยให้แผนงานต่าง ๆ มีความรัดกุมมากขึ้น

“การตัดสินใจนำโปรแกรมบัญชีมาใช้ในวันนี้ ถือเป็นการเริ่มต้นการสะสมข้อมูลอันมีค่าของธุรกิจที่ไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ ทั้งสิ้น อีกทั้งยังเป็นข้อมูลแห่งความจริงเฉพาะของกิจการเราเท่านั้นคนอื่นจะนำไปใช้ก็ไม่ได้”

โปรแกรมบัญชีช่วยหาผลกำไรที่ขาดหายไปได้

ในความเป็นจริงแล้วโปรแกรมบัญชี ไม่ได้มีไว้ใช้เพื่องานบัญชีเพียงอย่างเดียว แต่ผลพลอยได้จากการบันทึกข้อมูลลงโปรแกรม ยังช่วยให้ทราบถึงข้อมูลในการทำธุรกิจได้อย่างครบถ้วน อาทิ ประวัติการขาย รายละเอียดใบกำกับแต่ละใบ ฯลฯ ในส่วนของกิจการที่มีการจำหน่ายสินค้า โปรแกรมก็จะช่วยการติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าได้ด้วย โดยการดูปริมาณสินค้าที่ขายออกไปในแต่ละเดือน ว่ามีแนวโน้มสูงขึ้น หรือ ลดลง ก็จะช่วยในการตัดสินใจสั่งซื้อสินค้ามาสต็อกไว้ได้อย่างเหมาะสม ไม่มีสินค้าเหลือค้างสต็อกมากจนเกินไป

หรือหากต้องการระบายสินค้า ก็สามารถเรียกดูราคาต้นทุนเฉลี่ยของสินค้าแต่ละตัว เพื่อให้ง่ายต่อการกำหนดราคาขายที่เหมาะสมได้อย่างถูกต้อง

โปรแกรมบัญชี เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับประกอบธุรกิจ                    

โปรแกรมบัญชีก็เปรียเหมือนอุปกรณ์สำนักงานชิ้นหนึ่ง ที่ควรจะมีติดไว้ใชในทุกสำนักงาน เพื่อเป็นตัวช่วยแก่ผู้บริหารให้สามารถสั่งการและเรียกดูข้อมูลที่ต้องการได้ทันทีตลอดเวลา เพราะในยุคนี้เป็นยุคแห่งข้อมูล การจะตัดสินใจทำอะไรจะต้องมีข้อมูลมารองรับการทำงานนั้น ๆ อย่างเพียงพอและเหมาะสม เพื่อไม่ให้เกิดการลงทุนผิดพลาด